Welke taken heeft een administrateur?

Een administrateur zorgt voor de dagelijkse financiële administratie van je bedrijf, zoals het verwerken van facturen, bijhouden van boekhouding en controleren van betalingen. Ze houden ook financiële rapportages bij en zorgen dat alle administratieve verplichtingen op tijd worden nagekomen. De taken variëren van praktische dagelijkse werkzaamheden tot strategische financiële ondersteuning.

Wat zijn de dagelijkse taken van een administrateur?

Een administrateur houdt zich dagelijks bezig met factuurverwerking, boekhouding en het controleren van betalingen. Ze verwerken inkomende en uitgaande facturen, boeken alle financiële transacties in het boekhoudprogramma en houden bij welke betalingen nog openstaan.

De kernactiviteiten omvatten het invoeren van bankafschriften, het aanmaken van offertes en facturen, en het bijhouden van de debiteuren- en crediteurenlijsten. Ook zorgen ze voor de maandelijkse BTW-aangifte en houden ze de financiële rapportages actueel.

Voor creatieve ondernemers betekent dit concreet dat een administrateur je helpt met het factureren van klanten, het bijhouden van projectkosten en het overzicht houden van je cashflow. Ze zorgen ervoor dat je altijd weet hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat.

Andere dagelijkse taken zijn het archiveren van documenten, het voorbereiden van betalingen aan leveranciers en het beantwoorden van vragen over openstaande posten. Een goede administrateur houdt ook bij welke uitgaven aftrekbaar zijn voor de belasting.

Welke administratieve taken kun je uitbesteden en welke niet?

Je kunt vrijwel alle routine administratie uitbesteden, zoals boekhouding, facturatie, BTW-aangiftes en het verwerken van bonnetjes. Deze taken vereisen geen strategische beslissingen en kunnen prima door een externe administrateur worden uitgevoerd.

Veilig uit te besteden zijn: het invoeren van alle financiële gegevens, het opstellen van maand- en jaarrapportages, het verzorgen van de belastingaangiftes en het bijhouden van de administratieve verplichtingen. Ook het contact met de belastingdienst kan een administrateur voor je regelen.

Taken die je beter zelf houdt zijn strategische financiële beslissingen, zoals grote investeringen, het bepalen van je tarieven en het aangaan van belangrijke contracten. Ook het contact met belangrijke klanten over betalingen doe je vaak beter zelf.

Voor creatieve ondernemers is het slim om de dagelijkse administratie uit te besteden, zodat je meer tijd hebt voor je creatieve werk. Houd wel de controle over je financiële overzichten en bespreek regelmatig de cijfers met je administrateur.

Let op dat je toegang houdt tot je eigen financiële systemen en dat je maandelijks een duidelijk overzicht krijgt van je financiële situatie. Zo blijf je betrokken bij je bedrijfsvoering zonder dat je tijd kwijt bent aan routine administratie.

Wat is het verschil tussen een administrateur en een boekhouder?

Een boekhouder focust vooral op het correct verwerken van financiële transacties, terwijl een administrateur een bredere rol heeft die ook advies, rapportages en contact met instanties omvat. Boekhouders hebben vaak een specifieke opleiding gevolgd, administrateurs kunnen ook praktijkervaring hebben.

Boekhouders zijn gespecialiseerd in het nauwkeurig invoeren en categoriseren van alle financiële gegevens volgens de boekhoudregels. Ze zorgen ervoor dat alle transacties correct worden vastgelegd en dat de balans klopt.

Administrateurs hebben daarnaast vaak ook kennis van belastingzaken, kunnen advies geven over financiële keuzes en nemen contact op met de belastingdienst of andere instanties. Ze denken meer mee over de bedrijfsvoering en signaleren mogelijke problemen of kansen.

Voor je bedrijf betekent dit dat je een boekhouder inschakelt als je vooral correcte cijfers nodig hebt, en een administrateur als je ook advies en ondersteuning wilt bij financiële vraagstukken. Veel professionals combineren beide rollen.

Qua kosten zijn boekhouders vaak iets goedkoper omdat ze zich beperken tot de basisadministratie. Administrateurs rekenen meestal meer omdat ze extra diensten leveren zoals advies en contact met instanties.

Hoeveel tijd besteedt een administrateur aan verschillende werkzaamheden?

Een administrateur besteedt gemiddeld 2-4 uur per maand aan een eenvoudige administratie van een eenmanszaak, en 6-12 uur voor bedrijven met meer transacties. De tijd hangs af van het aantal facturen, bonnetjes en de complexiteit van je bedrijfsactiviteiten.

Voor het verwerken van facturen en bonnetjes rekenen administrateurs ongeveer 5-10 minuten per document, afhankelijk van de complexiteit. Een BTW-aangifte kost meestal 1-2 uur, en het opstellen van maandrapportages neemt 1-3 uur in beslag.

Bij creatieve ondernemers die projectmatig werken, kan de tijd oplopen omdat elk project apart moet worden bijgehouden. Als je veel verschillende opdrachtgevers hebt of werkt met verschillende BTW-tarieven, kost dit extra tijd.

De jaarafsluiting vergt de meeste tijd: 4-8 uur voor een eenvoudige eenmanszaak, tot 15-25 uur voor complexere bedrijven. Dit hangt af van hoe goed de administratie het hele jaar is bijgehouden.

Je kunt de tijd beperken door je bonnetjes geordend aan te leveren, duidelijke omschrijvingen te geven bij transacties en regelmatig je bankafschriften door te geven. Hoe beter georganiseerd je bent, hoe minder tijd je administrateur nodig heeft.

Als je overweegt om je administratie uit te besteden, kan het helpen om te weten hoeveel werk erbij komt kijken. Bij Kop of Munt begrijpen we dat creatieve ondernemers hun tijd liever besteden aan hun passie dan aan administratie. We zorgen ervoor dat je administratieve lasten zo licht mogelijk zijn, zodat je kunt doen waar je goed in bent.