Welke controles voert een assistent accountant uit?

Als ondernemer kom je vroeg of laat in aanraking met een assistent-accountant. Maar wat doet zo'n professional precies? En welke controles voert hij of zij uit op jouw administratie en jaarrekening? Voor veel ondernemers, vooral in de creatieve sector, zijn dit belangrijke vragen die vaak onbeantwoord blijven.

Een assistent-accountant speelt een belangrijke rol bij het controleren en verwerken van financiële gegevens van bedrijven. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de werkzaamheden en controles van assistent-accountants, zodat je precies weet wat je kunt verwachten.

Wat doet een assistent-accountant precies?

Een assistent-accountant ondersteunt registeraccountants bij het controleren van financiële administraties en het opstellen van jaarrekeningen. Hij of zij voert diverse controles uit, verwerkt boekingen, controleert bewijsstukken en bereidt rapportages voor die registeraccountants gebruiken voor hun eindoordeel.

Het werk van een assistent-accountant is veel breder dan alleen cijfers controleren. Hij of zij analyseert bedrijfsprocessen, identificeert risico's en zorgt ervoor dat alle financiële gegevens correct zijn verwerkt. Daarnaast houdt hij of zij zich bezig met het opstellen van conceptjaarrekeningen en het voorbereiden van belastingaangiften.

In de praktijk betekent dit dat een assistent-accountant vaak het eerste aanspreekpunt is voor ondernemers. Hij of zij stelt vragen over ongewone transacties, vraagt om aanvullende documentatie en legt uit welke stukken nog ontbreken voor een volledige controle.

Welke controles voert een assistent-accountant uit bij de jaarrekening?

Bij de jaarrekening controleert een assistent-accountant de juistheid en volledigheid van alle balansposten en posten in de winst-en-verliesrekening. Dit omvat het controleren van debiteuren, crediteuren, voorraden, vaste activa, eigen vermogen en alle opbrengsten en kosten die in het boekjaar zijn geboekt.

De belangrijkste controles zijn erop gericht aan te tonen dat alle bedragen kloppen en dat er geen fouten in de administratie staan. Voor debiteuren betekent dit bijvoorbeeld het controleren of alle openstaande facturen daadwerkelijk bestaan en inbaar zijn. Bij crediteuren wordt gecontroleerd of alle schulden correct zijn opgenomen.

Ook voert een assistent-accountant analytische controles uit. Dit betekent dat hij of zij de cijfers van het huidige jaar vergelijkt met die van voorgaande jaren en onverwachte verschillen onderzoekt. Als de omzet plotseling veel hoger is, wil hij of zij weten waarom. Hetzelfde geldt voor kostenposten die sterk afwijken van de verwachtingen.

Daarnaast controleert hij of zij of aan alle wettelijke vereisten is voldaan. Denk aan de correcte waardering van activa, de juiste verwerking van afschrijvingen en de naleving van verslaggevingsstandaarden.

Hoe controleert een assistent-accountant de administratie?

Een assistent-accountant controleert de administratie door alle boekingen te toetsen aan onderliggende bewijsstukken, zoals facturen, bankafschriften en contracten. Hij of zij controleert of alle transacties correct zijn geboekt op de juiste rekeningen en in de juiste periode.

Het controleproces begint meestal met een analyse van de administratie om te zien of alles compleet is. Ontbreken er maanden? Zijn alle bankafschriften verwerkt? Komen de btw-aangiften overeen met de boekhouding? Dit zijn de eerste vragen die een assistent-accountant stelt.

Vervolgens voert hij of zij steekproeven uit. Hij of zij selecteert willekeurige boekingen en controleert of deze worden ondersteund door de juiste documentatie. Een inkoop moet bijvoorbeeld worden ondersteund door een factuur en eventueel een bestelbon of leveringsbon.

Ook de interne beheersing krijgt aandacht. Hoe worden facturen goedgekeurd? Wie heeft toegang tot de bankrekening? Zijn er voldoende controles om fouten en fraude te voorkomen? Deze aspecten worden beoordeeld om te bepalen hoe uitgebreid de controles moeten zijn.

Wat is het verschil tussen controles van een assistent-accountant en een registeraccountant?

Het belangrijkste verschil is dat een registeraccountant eindverantwoordelijk is en een controleverklaring mag afgeven, terwijl een assistent-accountant voorbereidend werk doet onder toezicht. Registeraccountants nemen de strategische beslissingen en beoordelen de algehele risico's van een organisatie.

Assistent-accountants voeren het praktische controlewerk uit: zij controleren documenten, voeren berekeningen uit en stellen werkpapieren op. Registeraccountants reviewen dit werk, nemen beslissingen over complexe waarderingsvraagstukken en bepalen of er voldoende controles zijn uitgevoerd.

In termen van bevoegdheden mogen alleen registeraccountants een controleverklaring ondertekenen. Dit is het document waarin staat dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het bedrijf.

Voor veel kleinere bedrijven maakt dit verschil in de praktijk weinig uit. Het dagelijkse contact verloopt vaak via de assistent-accountant, die het werk uitvoert en de bevindingen doorgeeft. De registeraccountant komt vooral in beeld bij complexe vraagstukken of bij de eindafronding.

Wanneer heeft een ondernemer controles van een assistent-accountant nodig?

Een ondernemer heeft controles van een assistent-accountant nodig wanneer er een wettelijke controleplicht geldt, bij het aanvragen van financiering of wanneer aandeelhouders en andere belanghebbenden zekerheid willen over de betrouwbaarheid van financiële informatie.

Wettelijk zijn controles verplicht voor middelgrote en grote rechtspersonen. Dit zijn bedrijven die voldoen aan bepaalde criteria wat betreft omzet, balanstotaal en aantal werknemers. Voor deze bedrijven moet de jaarrekening worden gecontroleerd door een registeraccountant.

Ook bij het aanvragen van leningen of krediet vragen banken vaak om gecontroleerde cijfers. Ze willen zekerheid dat de financiële informatie betrouwbaar is voordat ze geld uitlenen. Hetzelfde geldt voor investeerders die geld willen investeren in een bedrijf.

Daarnaast kiezen veel ondernemers vrijwillig voor controles omdat het hen helpt grip te krijgen op hun financiën. Een grondige controle brengt vaak verbeterpunten aan het licht en zorgt ervoor dat de administratie op orde is. Dit geeft rust en voorkomt problemen met de Belastingdienst.

Voor creatieve ondernemers die vaak een natuurlijke afkeer hebben van administratieve zaken, kan het werk van een assistent-accountant bijzonder waardevol zijn. Wij bij Kop of Munt begrijpen deze uitdagingen en zorgen ervoor dat alle controles worden uitgevoerd zonder dat jij je druk hoeft te maken over de technische details. Zo kun je je focussen op waar je goed in bent: ondernemen. Wil je meer weten over hoe wij werken bij Kop of Munt of heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op.