Moet ik loonstroken digitaal versturen of mag het ook op papier?

Loonstroken mogen zowel digitaal als op papier worden verstrekt. De wet schrijft geen specifiek formaat voor, maar stelt wel duidelijke voorwaarden aan hoe een loonstrook wordt aangeleverd. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over loonstroken, van wettelijke verplichtingen tot wat er precies op moet staan.

Wat zegt de wet over het versturen van loonstroken?

De wet verplicht werkgevers om bij elke loonbetaling een loonstrook te verstrekken. Dit is vastgelegd in artikel 7:626 van het Burgerlijk Wetboek. De loonstrook moet de werknemer inzicht geven in de opbouw van het loon, de inhoudingen en het nettobedrag dat wordt uitbetaald. De wet stelt geen eisen aan het formaat, alleen aan de inhoud en de timing.

Concreet betekent dit dat de loonstrook uiterlijk op het moment van de eerste loonbetaling aan de werknemer beschikbaar moet zijn. Bij elke daaropvolgende betaling waarbij iets verandert in het loon of de inhoudingen, moet opnieuw een loonstrook worden verstrekt. Verandert er niets, dan is een nieuwe loonstrook strikt genomen niet verplicht, maar in de praktijk verstrekken de meeste werkgevers elke maand een overzicht.

Mag een werkgever loonstroken digitaal versturen zonder toestemming?

Nee, een werkgever mag loonstroken niet zomaar digitaal versturen zonder instemming van de werknemer. Hoewel de wet geen papieren loonstrook verplicht stelt, bepaalt artikel 7:626 BW dat een digitale loonstrook alleen is toegestaan als de werknemer hiermee heeft ingestemd. Ontbreekt die toestemming, dan moet de loonstrook alsnog op papier worden verstrekt.

Die toestemming hoeft niet schriftelijk te zijn vastgelegd, maar het is verstandig om dit wel te doen. Leg het bij voorkeur vast in de arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek. Zo voorkom je discussies achteraf. Geeft een werknemer aan toch liever een papieren loonstrook te ontvangen, dan moet de werkgever daaraan voldoen, ook als de rest van het personeel digitaal werkt.

Een digitale loonstrook moet bovendien duurzaam toegankelijk zijn voor de werknemer. Dit betekent dat de werknemer de loonstrook moet kunnen opslaan, printen en raadplegen. Een loonstrook die alleen zichtbaar is via een tijdelijk portaal zonder downloadmogelijkheid voldoet niet aan deze eis.

Wat zijn de voordelen van digitale loonstroken ten opzichte van papier?

Digitale loonstroken bieden werkgevers en werknemers meerdere praktische voordelen ten opzichte van papieren exemplaren. Ze zijn sneller te versturen, eenvoudiger te archiveren en direct toegankelijk via een computer of smartphone. Voor bedrijven met meerdere medewerkers levert dit een aanzienlijke besparing op in tijd en administratieve rompslomp.

De belangrijkste voordelen op een rij:

• Snelheid: digitale loonstroken zijn direct beschikbaar na verwerking van de salarisadministratie, zonder vertraging door post of fysieke uitreiking.
• Overzicht: werknemers hebben altijd toegang tot hun loonstroken uit het verleden, zonder dat ze papieren documenten hoeven te bewaren.
• Minder fouten: bij geautomatiseerde systemen worden loonstroken direct gegenereerd vanuit de salarisadministratie, wat handmatige invoerfouten vermindert.
• Duurzaamheid: geen papier, geen printer, geen porto. Dit scheelt kosten en is beter voor het milieu.
• Eenvoudige archivering: digitale bestanden zijn makkelijker op te slaan en terug te vinden dan fysieke mappen vol papieren loonstroken.

Voor kleine ondernemers en zelfstandigen die loonstroken maken voor hun personeel is digitaal werken vrijwel altijd de efficiëntere keuze, mits de werknemer hiermee akkoord gaat.

Hoe lang moet een werkgever loonstroken bewaren?

Een werkgever is verplicht de loonadministratie, inclusief loonstroken, minimaal vijf jaar te bewaren. Dit volgt uit de fiscale bewaarplicht die de Belastingdienst hanteert voor administratieve gegevens. Voor bepaalde onderdelen van de loonadministratie, zoals kopieën van identiteitsbewijzen, geldt een bewaarplicht van vijf jaar na het einde van het dienstverband.

In de praktijk is het verstandig om loonstroken langer te bewaren dan de wettelijke minimumtermijn. Arbeidsrechtelijke geschillen kunnen jaren na het einde van een dienstverband nog spelen, en dan is het prettig als de volledige loonadministratie nog beschikbaar is. Digitale archivering maakt dit eenvoudig: opslagruimte is goedkoop en bestanden nemen geen fysieke ruimte in.

Werknemers hebben overigens geen wettelijke bewaarplicht voor hun eigen loonstroken, maar het is verstandig om ze minimaal vijf jaar te bewaren. Loonstroken kunnen nodig zijn bij belastingaangiften, aanvragen voor hypotheken of toeslagen, en bij eventuele geschillen over uitbetaald loon.

Wat moet er verplicht op een loonstrook staan?

De wet bepaalt exact welke informatie een loonstrook minimaal moet bevatten. Een loonstrook is alleen rechtsgeldig als alle verplichte elementen aanwezig zijn. Ontbreekt er informatie, dan voldoet de loonstrook niet aan de wettelijke eisen en kan de werkgever daarvoor aansprakelijk worden gesteld.

De volgende gegevens zijn wettelijk verplicht op elke loonstrook:

• Naam en adres van de werkgever
• Naam van de werknemer
• De periode waarover het loon wordt betaald
• Het brutoloon en de opbouw daarvan (inclusief toeslagen, overuren en dergelijke)
• De toegepaste loonbelastingtabel en het loonheffingsnummer
• Het bedrag aan loonheffing dat is ingehouden
• De werknemerspremies voor sociale verzekeringen
• Het nettoloon dat wordt uitbetaald
• De vakantiebijslag die wordt opgebouwd of uitbetaald

Afhankelijk van de situatie kunnen er aanvullende vermeldingen verplicht zijn, zoals de toepassing van de 30%-regeling, pensioeninhoudingen of een onkostenvergoeding. Bij het maken van loonstroken is het belangrijk om een systeem te gebruiken dat automatisch alle verplichte velden verwerkt, zodat je zeker weet dat niets wordt vergeten.

Hoe Kop of Munt helpt met jouw loonstroken

Loonstroken correct opstellen, tijdig versturen en goed archiveren kost meer tijd dan je denkt, zeker als je er ook nog aan moet denken dat werknemers toestemming moeten geven voor digitale verzending. Wij nemen die zorg graag uit handen.

Bij Kop of Munt regelen we de volledige salarisadministratie voor ondernemers in de creatieve sector. Dat betekent concreet:

• Correcte loonstroken met alle wettelijk verplichte gegevens
• Digitale verzending via een veilig en toegankelijk platform
• Automatische archivering die voldoet aan de fiscale bewaarplicht
• Tijdige verwerking zodat loonstroken altijd op tijd beschikbaar zijn
• Persoonlijk advies als er iets verandert in de salarisstructuur van jouw medewerkers

Geen gedoe met papieren, geen twijfel over wat er wel of niet op een loonstrook moet staan. Bekijk onze oplossingen voor salarisadministratie en ontdek hoe we jouw administratie eenvoudiger maken.