Hoe lang ben ik verplicht loonstroken te bewaren?

Als werkgever ben je verplicht loonstroken minimaal vijf jaar te bewaren. Dit vloeit voort uit de fiscale bewaarplicht die de Belastingdienst oplegt aan alle werkgevers in Nederland. Voor bepaalde personeelsdocumenten geldt zelfs een langere termijn. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de bewaarplicht voor loonstroken, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Geldt de bewaarplicht voor werkgevers én werknemers?

De wettelijke bewaarplicht geldt primair voor werkgevers. Als werkgever ben je verplicht de loonadministratie bij te houden en te bewaren. Werknemers hebben geen wettelijke verplichting om hun loonstroken te bewaren, maar het is wel verstandig om dat toch te doen, zeker voor het aanvragen van een hypotheek, uitkering of toeslagen.

Voor werkgevers is de bewaarplicht onderdeel van de bredere administratieplicht die voortvloeit uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Dit betekent dat de Belastingdienst op elk moment een controle kan uitvoeren en inzage kan vragen in de loonadministratie. Ben je als werkgever niet in staat om de gevraagde documenten te overleggen, dan kan dat direct gevolgen hebben voor de belastingaanslag.

Werknemers profiteren er zelf ook van om loonstroken bij te houden. Denk aan situaties waarin je een arbeidsconflict wilt onderbouwen, of wanneer je bij een nieuwe werkgever je salarisniveau wilt aantonen. Een goede gewoonte is om loonstroken minimaal zo lang te bewaren als je bij een werkgever in dienst bent, plus een paar jaar daarna.

Hoelang moeten loonstroken wettelijk worden bewaard?

Werkgevers zijn wettelijk verplicht loonstroken en de bijbehorende loonadministratie minimaal vijf jaar te bewaren na het einde van het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Voor bepaalde onderdelen van de personeelsadministratie, zoals een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer, geldt een bewaarplicht van vijf jaar na het einde van het dienstverband.

De vijfjaarstermijn is de standaard fiscale bewaarplicht. Dit geldt voor:

• Loonstroken en loonberekeningen
• Journaalposten en grootboekrekeningen met betrekking tot salaris
• Jaaropgaven
• Overzichten van vakantiedagen en verlofregistraties

Let op: voor pensioendocumenten en arbeidsovereenkomsten kunnen andere termijnen gelden. Sommige documenten bewaar je beter langer, bijvoorbeeld zeven jaar, om discussies met de Belastingdienst te voorkomen als er vragen zijn over oudere aangiften.

Wat gebeurt er als je loonstroken niet bewaart?

Als je als werkgever loonstroken niet of onvolledig bewaart, riskeer je een omkering van de bewijslast bij een belastingcontrole. Dit betekent dat jij moet bewijzen dat je aangifte correct is, in plaats van dat de Belastingdienst het tegendeel moet aantonen. Dat is een lastige positie om in te verkeren.

De praktische gevolgen kunnen fors zijn. De Belastingdienst kan in dat geval een schatting maken van de verschuldigde loonheffingen, en die schatting pakt zelden gunstig uit voor de werkgever. Bovendien kunnen er boetes worden opgelegd wegens het niet nakomen van de administratieplicht.

Naast fiscale risico's spelen ook arbeidsrechtelijke belangen een rol. Als een werknemer een geschil aanspant over uitbetaald loon, overuren of vakantiegeld, dan zijn loonstroken het belangrijkste bewijsmiddel. Ontbreken die, dan sta je als werkgever juridisch zwak.

Welke documenten vallen nog meer onder de loonadministratie?

De loonadministratie omvat meer dan alleen de loonstroken zelf. Onder de wettelijke bewaarplicht vallen alle documenten die nodig zijn om de loonheffingen te kunnen controleren en reconstrueren.

Denk daarbij aan de volgende documenten:

• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarop
• Kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers (voor de loonheffingskorting)
• Opgaven van loonheffingskorting (ingevuld door de werknemer)
• Jaaropgaven per werknemer
• Ziekmeldingen en re-integratiedossiers
• Urenstaten en verlofregistraties
• Pensioenoverzichten en premieoverzichten

Voor freelancers en zzp'ers die je inhuurt, bewaar je ook de facturen en eventuele modelovereenkomsten. Die vallen weliswaar niet onder de loonadministratie in de strikte zin, maar wel onder de algemene administratieplicht met dezelfde bewaartermijn van zeven jaar voor de btw-administratie.

Hoe bewaar je loonstroken veilig en overzichtelijk?

Loonstroken mag je zowel digitaal als fysiek bewaren, zolang de documenten binnen redelijke tijd raadpleegbaar en controleerbaar zijn. Digitale opslag heeft de voorkeur omdat het overzichtelijker is, minder ruimte inneemt en makkelijker doorzoekbaar is bij een controle.

Een paar praktische richtlijnen voor een goede archivering:

1. Gebruik een gestructureerde mappenstructuur per jaar en per werknemer, zodat je snel de juiste documenten kunt terugvinden.
2. Sla documenten op in een veilige cloudomgeving met back-up, zodat je niet afhankelijk bent van één apparaat.
3. Zorg voor toegangsbeveiliging, want loongegevens zijn persoonsgegevens die vallen onder de AVG.
4. Koppel je loonadministratie aan je boekhoudsoftware, zodat alles automatisch wordt opgeslagen en gekoppeld aan de juiste periode.
5. Stel een herinnering in om verouderde documenten na de wettelijke termijn te verwijderen of te vernietigen, ook dat is een AVG-verplichting.

Bewaar documenten nooit alleen lokaal op een laptop zonder back-up. Hardware gaat kapot, en een verloren administratie is geen excuus bij een belastingcontrole.

Hoe wij helpen met jouw loonadministratie

Een correcte loonadministratie bijhouden kost tijd en vraagt om kennis van steeds wisselende regels. Wij nemen dat graag uit handen, zodat jij je kunt richten op je werk als ondernemer in de creatieve sector. Dit is wat we voor je regelen:

• Het opstellen en archiveren van correcte loonstroken
• Bewaking van wettelijke bewaartermijnen
• Digitale opslag die voldoet aan de AVG en fiscale eisen
• Signalering bij wijzigingen in wet- en regelgeving die van invloed zijn op jouw salarisadministratie
• Heldere communicatie, zonder vakjargon

Wil je weten hoe wij jouw administratie slimmer kunnen inrichten? Bekijk dan onze oplossingen voor ondernemers en ontdek wat we voor jou kunnen betekenen.