Hoe ziet een werkdag van een administratief medewerker bij een financieel adviesbureau eruit?

Een werkdag als administratief medewerker bij een financieel adviesbureau is afwisselend en dynamisch. Je houdt je bezig met het verwerken van financiële gegevens, het bijhouden van administraties, het beantwoorden van klantvragen en het ondersteunen van adviseurs. Met name bij bureaus die zich specialiseren in de creatieve sector, zoals reclamebureaus en filmmakers, zorg je voor orde in soms chaotische administraties. Dankzij jouw nauwkeurige werk kunnen ondernemers zorgeloos ondernemen, terwijl jij geniet van een veelzijdige functie met ruimte voor zelfstandigheid en ontwikkeling.

Wat doet een administratief medewerker bij een financieel adviesbureau?

Een administratief medewerker bij een financieel adviesbureau is de spil in het administratieve proces en vervult een essentiële ondersteunende rol binnen het team. Je zorgt ervoor dat alle financiële gegevens correct worden verwerkt en bijgehouden, wat cruciaal is voor zowel het kantoor als de klanten.

De kern van je werk bestaat uit het verwerken van financiële administraties van klanten. Dit betekent dat je bankafschriften verwerkt, facturen boekt, btw-aangiftes voorbereidt en ervoor zorgt dat alle gegevens correct in de systemen staan. Bij een financieel adviesbureau dat zich richt op de creatieve sector, zoals media- en reclamebureaus, werk je met unieke administraties die vaak een specifieke aanpak vereisen.

Daarnaast ondersteun je de financieel adviseurs en accountants in hun werkzaamheden. Je bereidt dossiers voor, verzamelt benodigde informatie en zorgt dat alles klaarstaat voor overleggen met klanten. Ook het beantwoorden van klantvragen via telefoon of e-mail behoort tot je takenpakket.

In een klein tot middelgroot kantoor krijg je ook vaak de kans om mee te denken over verbeteringen in processen. Je leert snel hoe verschillende bedrijven in de creatieve sector werken en ontwikkelt waardevolle kennis over financiële processen die je helpen om efficiënter te werken.

Hoe ziet de dagindeling van een administratief medewerker eruit?

De dagindeling van een administratief medewerker is gestructureerd maar tegelijk gevarieerd. Een typische werkdag begint rond 8:30 uur met het checken van e-mails en het prioriteren van de werkzaamheden voor die dag.

In de ochtend richt je je vaak op de meer geconcentreerde taken, zoals het verwerken van administraties in de boekhoudprogramma's. Je verwerkt bankafschriften, boekt facturen en controleert of alle mutaties kloppen. Dit vraagt precisie en aandacht, dus het is fijn om dit te doen wanneer je nog fris bent.

Rond 10:30 uur is er vaak een kort teamoverleg of een koffiemoment. Bij een informeel kantoor is dit een belangrijke tijd om even bij te praten met collega's en eventuele vragen te bespreken die je tegenkomt in de administraties.

Na de lunch, zo rond 13:00 uur, verschuift de focus vaak naar klantencontact. Je beantwoordt e-mails en telefoontjes van klanten die vragen hebben over hun administratie of facturen. Ook help je de adviseurs bij het voorbereiden van afspraken door documenten klaar te zetten en overzichten te maken.

Het laatste deel van de dag, vanaf ongeveer 15:00 uur, gebruik je vaak voor het afhandelen van lopende zaken en het voorbereiden van de volgende dag. Je zorgt dat alle verwerkingen zijn afgerond, maakt aantekeningen over wat nog open staat en ruimt je digitale en fysieke bureau op voor de volgende dag.

Tussendoor ben je flexibel beschikbaar voor ad-hoc vragen van collega's of urgente zaken van klanten. Juist deze afwisseling maakt het werk als administratief medewerker bij een financieel kantoor zo levendig en interessant.

Welke administratieve systemen worden gebruikt in een financieel adviesbureau?

In moderne financiële adviesbureaus wordt gewerkt met geavanceerde digitale oplossingen die de administratieve processen stroomlijnen. Deze systemen zijn essentieel om efficiënt te kunnen werken en klanten optimaal te kunnen bedienen.

De basis wordt gevormd door boekhoudprogramma's zoals Exact Online, Twinfield of Snelstart. Deze software zorgt ervoor dat je snel en accuraat administraties kunt verwerken. Daarnaast werken veel kantoren met scanprogramma's zoals Basecone of Exactscan, waarmee facturen automatisch worden ingelezen en verwerkt.

Voor belastingaangiftes worden programma's als Elsevier Nextens of AFAS gebruikt. Deze software helpt bij het correct invullen van diverse aangiftes zoals inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw-aangiftes.

Klantdossiers worden vaak beheerd in CRM-systemen zoals Exact Synergy of Salesforce. Hierin worden alle contactmomenten, documenten en bijzonderheden van klanten bijgehouden, zodat iedereen in het team altijd over de juiste informatie beschikt.

Voor kantoren die zich richten op de creatieve sector zijn er vaak ook specifieke tools die aansluiten bij de werkwijze van deze klanten. Denk aan koppelingen met projectmanagement-software of urenregistratiesystemen die veel worden gebruikt in de media- en reclamewereld.

Het werken met deze systemen vraagt in het begin wat oefening, maar je krijgt uiteraard goede begeleiding. Het mooie is dat je door het werken met deze moderne tools direct waardevolle digitale vaardigheden ontwikkelt die in de hele financiële sector van pas komen.

Wat zijn de uitdagingen voor een administratief medewerker in de financiële dienstverlening?

Werken als administratief medewerker in de financiële dienstverlening brengt enkele specifieke uitdagingen met zich mee. Een van de grootste is het omgaan met strakke deadlines, vooral rond aangifteperiodes en jaarafsluitingen.

Nauwkeurigheid is cruciaal in dit werk. Een kleine vergissing kan grote gevolgen hebben, dus je moet secuur kunnen werken, ook als er tijdsdruk is. Dit vraagt om een goede concentratie en het vermogen om gestructureerd te blijven denken.

Bij een financieel adviesbureau dat zich richt op de creatieve sector, kom je soms administraties tegen die niet altijd even geordend zijn. Creatieve professionals zijn nu eenmaal vaak meer gefocust op hun creatieve proces dan op hun administratie. Het is dan aan jou om structuur aan te brengen in soms chaotische administraties.

Ook moet je kunnen schakelen tussen verschillende klanten en hun specifieke wensen en werkwijzen. De ene dag werk je aan de administratie van een klein productiebedrijf, de volgende dag aan die van een groot reclamebureau. Dit vraagt flexibiliteit en het vermogen om snel te wisselen van context.

Communicatie vormt een andere uitdaging. Je moet financiële informatie kunnen vertalen naar begrijpelijke taal voor klanten die misschien niet zo thuis zijn in financiële termen. Dit is vooral belangrijk bij klanten uit de creatieve sector, die soms andere prioriteiten hebben dan hun financiële administratie.

Tenslotte is het bijblijven met veranderende wet- en regelgeving een continue uitdaging. Belastingregels wijzigen regelmatig, en het is belangrijk dat je op de hoogte blijft van deze veranderingen om klanten goed te kunnen adviseren en ondersteunen.

Welke doorgroeimogelijkheden heeft een administratief medewerker bij een financieel adviesbureau?

Als administratief medewerker bij een financieel adviesbureau heb je uitstekende kansen om door te groeien. De functie vormt een perfecte basis voor verdere ontwikkeling binnen de financiële sector.

Een natuurlijke groeistap is de ontwikkeling naar relatiebeheerder of assistent-accountant. In deze rollen krijg je meer verantwoordelijkheid voor het contact met klanten en het verzorgen van complexere administratieve taken. Je wordt dan het vaste aanspreekpunt voor een aantal klanten en leert hun bedrijf door en door kennen.

Met aanvullende opleidingen, zoals een PDB (Praktijkdiploma Boekhouden) of MBA (Moderne Bedrijfsadministratie), kun je doorgroeien naar functies als boekhouder of financieel specialist. Deze studies kun je vaak combineren met je werk, en veel kantoren ondersteunen je hierin.

Bij bureaus met een informele werksfeer is er vaak ruimte om je te specialiseren in een bepaalde branche of dienst. Zo kun je je bijvoorbeeld ontwikkelen tot specialist in de administratie van bedrijven in de creatieve sector, zoals media- of reclamebureau's.

De digitalisering biedt ook nieuwe carrièrepaden. Met kennis van financiële software en automatisering kun je doorgroeien naar rollen als implementatiespecialist of procesoptimalisator, waarbij je helpt de administratieve processen te verbeteren en te digitaliseren.

In een groeiend bureau zijn er bovendien kansen om door te groeien naar leidinggevende functies, zoals teamleider administratie of zelfs office manager. Juist in een informele werkomgeving worden talent en inzet vaak snel opgemerkt, waardoor je kansen krijgt om je te ontwikkelen in de richting die bij jou past.

Bij Kop of Munt stimuleren we persoonlijke ontwikkeling en bieden we onze medewerkers de ruimte om te groeien in hun carrière. We geloven dat een informele werksfeer, waarin je jezelf kunt zijn, de beste basis vormt voor professionele groei.